Recibo de nómina CFDI 4.0: guía del complemento de nómina 1.2 (2026)

1. ¿Qué es el recibo de nómina CFDI y quién debe emitirlo?

El recibo de nómina es un Comprobante Fiscal Digital por Internet (CFDI) en el que el patrón documenta lo que paga a un trabajador. Se emite con el tipo de comprobante N (Nómina) e incorpora el complemento de nómina, que detalla percepciones, deducciones y otros pagos.

La obligación es de los contribuyentes, personas físicas o morales, que en su actividad económica paguen sueldos y salarios o ingresos asimilados a salarios, con fundamento en el artículo 99, fracción III de la Ley del ISR. Según la guía de llenado del SAT, este comprobante también puede usarse como constancia o recibo de pago para efectos de la Ley Federal del Trabajo.

Antes de timbrar, ten presente lo siguiente:

• El receptor siempre es una persona física. Las personas morales no pueden ser receptoras de un recibo de nómina.
• El RFC del trabajador debe estar inscrito y no cancelado ante el SAT. La propia guía recomienda validarlo antes de generar el CFDI en la herramienta de consulta de RFC del SAT.
• El régimen fiscal del trabajador debe ser la clave 605 (Sueldos y Salarios e Ingresos Asimilados a Salarios).
• El comprobante se sella con el CSD del patrón. Si aún no lo tienes, revisa nuestra guía de CSD y e.firma.
• Si no hubo pago, no hay recibo. La obligación nace por pagar sueldos o salarios; por eso, en una incapacidad sin goce de sueldo el SAT indica que no se emite el CFDI de nómina.

2. Datos del comprobante que siempre llevan el mismo valor

La parte del CFDI 4.0 que va "por fuera" del complemento es casi igual en todos los recibos. Esto es lo que establece la guía de llenado del SAT, con la revisión vigente de enero de 2026:

Además del complemento de nómina, el CFDI lleva el Timbre Fiscal Digital que agrega el proveedor de certificación. El comprobante de nómina no admite los complementos de retenciones ni de pagos.

3. El complemento de nómina 1.2: nodos y datos clave

El complemento se compone de un nodo principal y varios nodos hijo. No todos aparecen en todos los recibos: depende de lo que pagues y de a quién se lo pagues.

Los datos que más errores causan

• Tipo de nómina y periodicidad: la nómina ordinaria (O) debe llevar una periodicidad distinta de 99; la extraordinaria (E), como aguinaldo o PTU, debe llevar 99 (Otra periodicidad).
• Fechas: se escriben como AAAA-MM-DD. FechaPago es el día en que el patrón realmente pagó: en efectivo, esa fecha; con cheque, la de emisión del cheque; con transferencia, la fecha en que el patrón ordenó la operación. FechaInicialPago no puede ser posterior a FechaFinalPago, y en las nóminas extraordinarias pueden ser la misma.
• Días pagados: el valor debe ser mayor que cero, con hasta tres decimales. Cuando no se pueda detallar los días que ampara el pago, se registra 1.
• CURP del patrón: debe existir si el emisor es persona física (RFC de 13 posiciones) y no debe existir si es persona moral.
• Registro patronal y datos de seguridad social: con tipo de contrato 01 a 08 el registro patronal debe existir; con 09, 10 o 99 no debe existir. Si lo registras, también deben existir el número de seguridad social, la fecha de inicio de la relación laboral, la antigüedad, el riesgo del puesto y el salario diario integrado.
• Antigüedad: se expresa como periodo, por ejemplo P10Y8M15D (10 años, 8 meses y 15 días), P20D o P110W (110 semanas), y se calcula por año calendario.
• Cuenta bancaria: acepta 10, 11, 16 o 18 posiciones. Si es una CLABE (18), no se registra el banco y el dígito de control debe ser correcto. Si es cuenta de 11, tarjeta de 16 o celular de 10, el banco es obligatorio. Si tu cuenta tiene otra longitud, el SAT indica rellenar con ceros a la izquierda hasta la longitud válida más cercana.
• Sin números negativos: en la versión 1.2 ningún dato admite valores negativos. Lo que antes se reportaba en negativo se informa con los nodos de percepciones, deducciones u otros pagos.

4. Catálogos que más se usan

El complemento usa varios catálogos oficiales del SAT. Aquí están los que se usan en casi todas las nóminas, con las descripciones del catálogo vigente (revisión del 2 de diciembre de 2025). Las claves de percepciones, deducciones y otros pagos tienen tres dígitos (001, 002...).

Tipo de régimen de contratación (TipoRegimen)

Esta clave debe ser coherente con el tipo de contrato: si el contrato es de la 01 a la 08 (tiempo indeterminado, obra determinada, tiempo determinado, temporada, sujeto a prueba, capacitación inicial, pago por hora o comisión laboral), el tipo de régimen solo puede ser 02, 03 o 04. Si el contrato es 09 (modalidades donde no existe relación de trabajo) o superior, el tipo de régimen debe estar entre 05 y 99.

Percepciones frecuentes (TipoPercepcion)

El catálogo completo tiene 46 claves; estas son las más comunes:

Deducciones frecuentes (TipoDeduccion)

El catálogo tiene 111 claves (muchas son "ajustes" de una percepción). Las más comunes:

Otros pagos (TipoOtroPago)

Son pagos que se informan, pero que no se suman a las percepciones porque no son ingreso acumulable. El catálogo completo son 10 claves:

Si el trabajador tiene tipo de régimen 02, el SAT exige registrar el otro pago 002 (con su nodo SubsidioAlEmpleo), salvo que registres las claves 007 u 008. Con cualquier otro tipo de régimen, las claves 002, 007 y 008 no deben registrarse.

5. ¿Qué cambió en 2026? Revisión E del complemento

El SAT publicó el 2 de diciembre de 2025 la revisión E del complemento de nómina 1.2 (estándar, catálogos y matriz de errores), vigente desde el 1 de enero de 2026. El número de versión sigue siendo 1.2 y el esquema del complemento (XSD) no cambió. Los cambios son estos:

La guía de llenado también se actualizó: su revisión del 29 de diciembre de 2025 precisó el uso de la clave 038 y su revisión del 16 de enero de 2026 actualizó las tablas del apéndice 6 (matriz de percepciones y deducciones para el pre llenado de la declaración anual).

Por último, la regla 2.7.5.8 de la RMF 2026 establece que quien aplique el estímulo fiscal del artículo 186 de la Ley del ISR por contratar adultos mayores de 65 años o personas con discapacidad debe escribir en el campo Concepto del nodo Percepcion la leyenda "Pago de nómina - Adulto mayor" o "Pago de nómina - Certificado discapacidad", según corresponda, por cada tipo de percepción.

6. Plazos de emisión y entrega al trabajador

La regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2026 permite expedir los CFDI de nómina antes de realizar el pago o después del pago, dentro de un plazo que depende del número de trabajadores o asimilados a salarios:

Si lo expides después del pago, la regla considera como fecha de expedición y de entrega la fecha en que efectivamente se pagó. Además:

• CFDI mensual: si pagas por periodos menores a un mes (semanal, quincenal, etc.), puedes emitir un solo CFDI mensual por trabajador, dentro del plazo anterior contado desde el último día del mes laborado y efectivamente pagado. Ese CFDI debe incorporar un complemento de nómina por cada pago del mes, y aun así debes calcular y retener el ISR por cada pago según su periodicidad real.
• Una vez elegida, no se cambia: la opción del CFDI mensual no puede variarse durante el ejercicio en que se tomó.
• Pagos por separación o por resoluciones judiciales o laudos: el CFDI puede enviarse a certificar a más tardar el último día hábil del mes en que se hizo el pago, y se entrega al trabajador dentro de los plazos de la tabla, contados desde la fecha de certificación.

Cómo entregar el recibo al trabajador

La regla 2.7.5.2 indica que el patrón entrega o envía a cada trabajador el CFDI en archivo XML. Quien no pueda hacerlo puede entregar una representación impresa que contenga al menos el folio fiscal, el RFC del empleador y el RFC del empleado. También se tiene por cumplida la entrega si pones a disposición de tus trabajadores una página o dirección electrónica donde puedan obtener la representación impresa. Quien no pueda ni siquiera eso puede entregar las representaciones impresas cada semestre, dentro del mes inmediato posterior al fin de cada semestre. Esta facilidad aplica siempre que los CFDI se hayan emitido dentro de los plazos de la regla 2.7.5.1.

7. Cómo corregir o cancelar un recibo de nómina

Sustituir un recibo emitido con errores

La guía de llenado indica este orden:

1. Emite el comprobante con los datos correctos y relaciona el folio fiscal (UUID) del recibo que sustituye, con el tipo de relación 04 (Sustitución de los CFDI previos). Hay más detalle en la guía de tipos de relación del CFDI.
2. Al solicitar la cancelación del recibo anterior, elige el motivo 01 (Comprobante emitido con errores con relación) e indica el folio fiscal del comprobante nuevo.
3. Al enviar la solicitud, el sistema valida si se requiere la aceptación del receptor.

En los CFDI de nómina no se requiere la aceptación del trabajador: la regla 2.7.1.35 de la RMF 2026 incluye los CFDI por concepto de nómina entre los que se pueden cancelar sin aceptación del receptor. Los motivos de cancelación están en nuestra guía de cómo cancelar una factura.

Percepciones pagadas en exceso

Si el error del recibo es haber reflejado percepciones de más, el SAT permite corregirlo de dos formas:

• Cancelar el CFDI con errores y emitir uno nuevo con los datos correctos.
• Reflejar el descuento como deducción en el siguiente CFDI de nómina, siempre que sea en el mismo ejercicio fiscal y con las claves del catálogo c_TipoDeduccion que identifiquen si corresponde a conceptos gravados o exentos.

Recibos de ejercicios anteriores

Un recibo correspondiente a pagos de ejercicios anteriores se emite con la versión del complemento vigente al momento de generarlo, es decir, la 1.2. La facilidad de la regla 2.7.5.6, que permitió corregir por única vez los CFDI de nómina de 2025 con errores, exigía emitir el nuevo comprobante a más tardar el 28 de febrero de 2026, por lo que ya venció.

8. Casos frecuentes: asimilados, aguinaldo, finiquito, viáticos y más

Asimilados a salarios

El recibo se llena igual: régimen del receptor 605, uso CN01 y concepto Pago de nómina. Lo que distingue a un asimilado de un asalariado está dentro del complemento, en el tipo de contrato y el tipo de régimen. Los pagos a asimilados con nombres como gratificaciones, bonos o indemnizaciones se registran siempre con la percepción 046 (Ingresos asimilados a salarios), como gravados. Con tipo de contrato 09, 10 o 99 no se registra registro patronal.

Aguinaldo y PTU

La guía de llenado indica que se suele clasificar como nómina extraordinaria la que incluye conceptos que no se pagan de forma periódica, como el aguinaldo, la PTU o los pagos por separación. En ese caso el tipo de nómina es E, la periodicidad de pago es 99, la percepción es la 002 (aguinaldo) o la 003 (PTU), y puedes usar la misma fecha como fecha inicial y final del pago. Los días pagados se registran con hasta tres decimales, por ejemplo 5.500 para 5.5 días de aguinaldo. Si prefieres incluir esos conceptos en una nómina ordinaria, la periodicidad debe ser la que corresponda a tu pago (diaria, semanal, quincenal, etc.) y nunca 99.

Finiquito, separación e indemnización

Los pagos por separación o indemnización se identifican con el tipo de régimen 13 (Indemnización o Separación), con las percepciones 022, 023 o 025, y llevan el nodo SeparacionIndemnizacion. Si en el mismo periodo pagas la indemnización y el último sueldo ordinario, el SAT permite emitir dos CFDI (uno por cada concepto) o un CFDI con dos complementos de nómina.

Viáticos

Los viáticos entregados pueden informarse en el CFDI de nómina del periodo de entrega, en el siguiente CFDI de nómina o en un CFDI de nómina independiente. En los dos últimos casos debe emitirse dentro de los 30 días naturales siguientes a la entrega y dentro del mismo ejercicio fiscal. El monto entregado y aún no comprobado se informa en Otros pagos con la clave 003. Cuando se comprueban, se reflejan como percepción 050 exenta (lo comprobado y lo que cubre el artículo 152 del Reglamento de la Ley del ISR) o gravada (lo que no se comprueba ni cumple requisitos), y la misma cantidad se compensa con la deducción 081 (Ajuste en Viáticos entregados al trabajador). Si en el CFDI de nómina reflejas la información de viáticos que corresponda, también cumples la obligación de expedir la constancia y el comprobante del monto total de viáticos pagados en el año (regla 2.7.5.3 de la RMF 2026).

Préstamos y anticipos de sueldo

• Anticipo de salarios: se emite un CFDI de nómina extraordinario con el importe del anticipo como percepción 038 cuando se otorga; los descuentos posteriores se registran como deducción 012 (Anticipo de salarios).
• Préstamo que no es anticipo de salarios: solo se informa en Otros pagos con la clave 999. Si se descuenta por nómina, el descuento se registra como deducción 004 (Otros).

Incapacidades

Si el trabajador está incapacitado y el patrón no le paga, no se emite recibo. Si hay percepción por subsidio de incapacidad (014) o descuento por incapacidad (006), el nodo Incapacidades es obligatorio y la suma de sus importes monetarios debe coincidir con el importe de la percepción o la deducción. Cuando en un mismo periodo existen ambas, se reportan en dos CFDI o en un CFDI con dos complementos.

Trabajador fallecido o extranjero sin CURP

• Trabajador fallecido: en el RFC del receptor se registra el RFC genérico XAXX010101000, la CURP del trabajador va en el complemento, el código postal es el mismo de LugarExpedicion y el régimen sigue siendo 605.
• Trabajador extranjero sin CURP: se registra XEXX010101HNEXXXA4 (hombre) o XEXX010101MNEXXXA8 (mujer).

9. Errores comunes y códigos de rechazo

La matriz oficial de errores de la revisión E define códigos NOM1 a NOM111. Estos son los que más conviene vigilar:

• Usar la versión equivocada del complemento. Solo es válida la 1.2, dentro de un CFDI 4.0.
• Capturar montos negativos. No se admiten; se informan con los nodos de percepciones, deducciones u otros pagos.
• Clasificar como exento lo que es gravado. La guía de llenado advierte, por ejemplo, que los premios por puntualidad no son ingresos exentos.
• Emitir un recibo cuando no hubo pago. No se emite recibo en una incapacidad sin goce de sueldo.