Cómo cancelar una factura CFDI 4.0

1. Los 4 motivos de cancelación

Desde el 1 de enero de 2022, cada vez que solicitas la cancelación de una factura debes indicar el motivo, sin importar con qué versión del CFDI se emitió. Estos son los cuatro:

2. Cómo sustituir una factura con errores

Si te equivocaste en un dato (el RFC del cliente, un importe, el uso del CFDI…), lo correcto es sustituir la factura. El SAT aclara que la sustitución no es una forma de cancelación, sino un orden de pasos:

1. Emite la factura correcta y relaciónala con la anterior usando el tipo de relación 04 (Sustitución de los CFDI previos), con el folio fiscal de la factura equivocada.
2. Solicita la cancelación de la factura equivocada con el motivo 01 e indica el folio fiscal de la factura nueva.
3. Si la cancelación requiere aceptación, tu cliente la acepta o la rechaza (ver la siguiente sección).

3. ¿Tu cliente tiene que aceptar la cancelación?

Depende de la factura. Hay dos casos:

Cancelación sin aceptación

El SAT cancela la factura en cuanto la solicitas, sin avisarle a tu cliente, en estos casos (regla 2.7.1.35 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente):

• Facturas por un monto de hasta $1,000 pesos, IVA incluido.
• CFDI de nómina.
• CFDI de egreso (notas de crédito).
• CFDI de traslado (con o sin carta porte).
• Facturas emitidas a público en general (RFC genérico XAXX010101000).
• Facturas del sector primario (actividades agrícolas, ganaderas o pesqueras).

Cancelación con aceptación

1. Solicitas la cancelación, con su motivo.
2. Tu cliente recibe un aviso en su buzón tributario y entra al portal del SAT para aceptarla o rechazarla.
3. Tiene 3 días hábiles para responder.

Si tu cliente rechaza una cancelación que sí procede, el SAT tiene un servicio de solicitudes de conciliación de factura donde puedes reportarlo.

4. Facturas con pagos o documentos relacionados

Una factura que tiene al menos un documento relacionado vigente aparece como "no cancelable". El caso más común es una factura PPD que ya tiene un complemento de pago.

• Primero cancela los documentos relacionados (por ejemplo, el complemento de pago). Cuando ya no haya ninguno vigente, la factura pasa a ser cancelable.
• La excepción es el motivo 01: cuando sustituyes la factura por otra con errores corregidos, sí se puede solicitar la cancelación aunque tenga documentos relacionados.

5. ¿Hasta cuándo puedes cancelar?

El Código Fiscal de la Federación (artículo 29-A) establece que una factura se puede cancelar a más tardar en el mes en que debas presentar la declaración anual del ejercicio en que la emitiste. Por ejemplo, para una factura emitida en 2026, eso es en marzo de 2027 si eres persona moral, o en abril de 2027 si eres persona física.

Aun así, lo mejor es cancelar en cuanto detectes el error: mientras más tiempo pasa, más probable es que tu cliente ya haya usado la factura en su contabilidad.

6. Errores comunes

• Cancelar primero y emitir la nueva después cuando se trata de una sustitución. El orden correcto es: nueva factura con relación 04 y luego cancelación con motivo 01.
• Usar el motivo 03 para una operación que sí se realizó.
• Intentar cancelar una factura que tiene un complemento de pago vigente sin cancelar antes el complemento.
• Emitir una nota de crédito para "anular" una factura en lugar de cancelarla.
• No avisarle a tu cliente cuando la cancelación requiere su aceptación: si no revisa su buzón, se entera tarde.
• Dejar pasar el plazo de la declaración anual.
• Pensar que un complemento de pago de bajo monto se cancela sin aceptación. Desde 2026 siempre necesita que tu cliente la acepte, sin importar el monto.